Có Thể Thành Lập Công Ty Nhật Bản Khi Đang Sống Ở Nước Ngoài Không?

Trả lời ngắn gọn: có thể. Nhật Bản đã chính thức bãi bỏ quy định "ít nhất một giám đốc đại diện phải cư trú tại Nhật", và hiện nay công ty có thể được thành lập ngay cả khi tất cả giám đốc đều sinh sống ở nước ngoài. Tuy nhiên, "khả thi về mặt pháp lý" và "đơn giản về mặt thực tế" là hai chuyện khác nhau. Bài viết này sẽ trình bày những gì người sáng lập ở nước ngoài cần chuẩn bị trước.

Quy Trình Cơ Bản Tương Tự Như Thành Lập Trong Nước

Quy trình cốt lõi khi thành lập công ty từ nước ngoài về cơ bản giống với việc thành lập trong nước: xác định các thông tin cơ bản của công ty (tên công ty, vốn điều lệ, mục đích kinh doanh, địa chỉ đăng ký), chuẩn bị giấy tờ, công chứng điều lệ, và nộp đơn đăng ký tại Cục Pháp vụ.

Khác biệt thực tế chủ yếu nằm ở việc trao đổi giấy tờ diễn ra qua chuyển phát quốc tế, kéo dài thời gian tổng thể. Nếu tất cả giám đốc đều ở Nhật, việc đăng ký thường mất khoảng 2 tuần; nếu có giám đốc ở nước ngoài, nên dự trù khoảng 4 tuần.

Giải Pháp Thay Thế Giấy Chứng Nhận Con Dấu

Quy trình thành lập công ty tại Nhật phụ thuộc nhiều vào hệ thống con dấu đăng ký cá nhân (inkan) và giấy chứng nhận tương ứng — hệ thống mà hầu hết các quốc gia không có. Trong trường hợp này, người sáng lập ở nước ngoài thường sử dụng giấy chứng nhận chữ ký công chứng (bản tuyên thệ), có thể xin cấp tại cơ quan công quyền ở quê nhà hoặc văn phòng công chứng tại Nhật.

Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài nộp kèm hồ sơ đăng ký nguyên tắc đều cần có bản dịch tiếng Nhật đi kèm, điều này cũng áp dụng cho người sáng lập ở nước ngoài.

Chuyển Vốn Điều Lệ Là Trở Ngại Thực Tế Đầu Tiên

Khi thành lập công ty, vốn điều lệ phải được chuyển vào tài khoản ngân hàng Nhật Bản đứng tên người sáng lập. Nếu bạn đang sống ở nước ngoài, việc chuẩn bị tài khoản trong nước này thường là trở ngại thực tế đầu tiên gặp phải.

Nếu bạn đã có tài khoản cá nhân tại Nhật, bước này khá đơn giản. Nếu chưa có, cách làm phổ biến là nhờ tài khoản của người thân hoặc đối tác đáng tin cậy đang cư trú tại Nhật để hoàn tất việc chuyển vốn, đồng thời tiến hành chuẩn bị cho việc mở tài khoản công ty sau đó.

Mở Tài Khoản Ngân Hàng: Trở Ngại Lớn Nhất Với Người Sống Ở Nước Ngoài

Sau khi đăng ký, việc mở tài khoản ngân hàng công ty thường là trở ngại lớn nhất đối với người sáng lập sống ở nước ngoài. Hầu hết ngân hàng yêu cầu giám đốc đại diện đích thân đến chi nhánh — một yêu cầu vốn dĩ rất khó đáp ứng khi đang sống ở nước ngoài.

Giải pháp phổ biến là bổ nhiệm trước một giám đốc cư trú tại Nhật, hoặc lên kế hoạch nộp đơn mở tài khoản trùng với chuyến thăm Nhật Bản đã định. Để biết chi tiết đầy đủ về quy trình mở tài khoản công ty, xem bài viết liên quan「Vì Sao Doanh Nghiệp Nước Ngoài Khó Mở Tài Khoản Ngân Hàng Tại Nhật」.

Nếu Bạn Đang Hướng Đến Visa Quản Lý Kinh Doanh

Nếu kế hoạch của bạn là chuyển đến Nhật để trực tiếp điều hành công ty đã thành lập, bạn sẽ cần visa Quản lý Kinh doanh. Theo cải cách tháng 10/2025, điều kiện này hiện yêu cầu vốn điều lệ 30 triệu yên và ít nhất 1 nhân viên chính thức (công dân Nhật hoặc người có tư cách lưu trú dựa trên thân phận), cùng nhiều yêu cầu mới khác — mức tăng đáng kể so với tiêu chuẩn 5 triệu yên trước đây. Văn phòng độc lập cũng thường là yêu cầu bắt buộc; văn phòng ảo không còn được chấp nhận.

Việc thành lập công ty có thể tiến hành độc lập với quy trình xin visa, nhưng nếu kế hoạch dài hạn của bạn bao gồm việc trực tiếp điều hành tại Nhật, nên thiết kế công ty ngay từ đầu với các yêu cầu này trong tâm trí.

Thông Báo Theo Luật Ngoại Hối và Ngoại Thương

Cá nhân không cư trú hoặc pháp nhân nước ngoài thành lập công ty tại Nhật sẽ được xem là "đầu tư trực tiếp trong nước" theo quy định của Luật Ngoại hối và Ngoại thương Nhật Bản, và có thể cần thông báo qua Ngân hàng Nhật Bản đến Bộ trưởng Tài chính và bộ trưởng chủ quản liên quan. Việc có cần thông báo trước hay không tùy thuộc vào quốc tịch và ngành nghề, nên xác nhận trước khi nộp đơn đăng ký.

Cân Nhắc Về Hoạt Động Xuất Nhập Khẩu

Nhiều khách hàng Việt Nam sống ở nước ngoài không chỉ muốn thành lập công ty để kinh doanh tại Nhật, mà còn để làm cầu nối cho hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản. Nếu bạn có kế hoạch này, nên cân nhắc thiết kế cấu trúc công ty và mã ngành kinh doanh phù hợp ngay từ giai đoạn thành lập để thuận lợi cho các thủ tục hải quan sau này.

Tổng Kết

Thành lập công ty Nhật Bản khi đang sống ở nước ngoài không gặp trở ngại về mặt pháp lý, nhưng có nhiều rào cản thực tế đặc thù cho người không cư trú — từ việc xin giấy chứng nhận chữ ký, chuẩn bị tài khoản chuyển vốn điều lệ, đến mở tài khoản ngân hàng sau này, tất cả đều cần lên kế hoạch trước. Việc chuyển phát quốc tế và dịch thuật cũng kéo dài thời gian tổng thể. Nên dành đủ thời gian và phối hợp với chuyên gia có kinh nghiệm về thành lập công ty từ xa.